Die Fachberaterin erhält zunächst eine Anfrage vom Jugendamt für ein Kind, für das eine Pflegefamilie gesucht wird. Nachdem sie sich selbst ein Bild vom Kind und dessen Familie gemacht hat, stellt sie es der potenziellen Pflegefamilie anhand anonymisierter Daten vor. Offene Fragen werden angesprochen und soweit wie möglich geklärt.
Wenn sich die Pflegeeltern eine Aufnahme grundsätzlich vorstellen können, erläutert ein Mitarbeiter des Jugendamtes in einem gemeinsamen Gespräch mit der Fachberatung Zusammenhänge und beantwortet weitere Fragen.
Wenn möglich, lernen die Pflegeeltern zunächst die Eltern im Beisein der Fachberaterin und des Jugendamtes kennen. Ein frühzeitiges Kennenlernen schafft Vertrauen und ist ein wichtiger Baustein für die Akzeptanz des Pflegeverhältnisses durch die Eltern.
Dann lernen die Pflegeeltern das Kind in einem ihm gewohnten Rahmen kennen, z. B. im Kindergarten oder bei Bereitschaftspflegeeltern.
Wenn gegenseitige Sympathie spürbar ist, werden die nächsten Schritte geplant. Gemeinsam wird das Vorgehen erarbeitet, wie der Übergang vom jetzigen Lebensort des Kindes zur Pflegefamilie schonend gestaltet werden kann, z. B. durch Besuche. Weitere formale Angelegenheiten werden besprochen, wie z. B. notwendige Arztbesuche, die Beantragung des Kindergeldes oder Vertragliches.
Die Planung der Eingewöhnungsbesuche oder des Aufnahmedatums verändert sich erfahrungsgemäß im Laufe der Zeit und muss immer an die Bedürfnisse aller Beteiligten angepasst werden. Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit allen Beteiligten ist das A und O einer gelingenden Aufnahme eines Pflegekindes.
Die Fachberaterin begleitet diesen Prozess intensiv und vermittelt in allen Fragen zwischen den Beteiligten. Sie behält auch im Blick, dass die Kinder der Pflegefamilie am Prozess beteiligt werden.